Allgemeine Geschäftsbedingungen
der Retresco GmbH, Grünberger Straße 44a, 10245 Berlin, vertreten durch die
Geschäftsführer Alexander Siebert und Johannes Sommer, Amtsgericht Charlottenburg
Registernummer HRB 117049B.
0. Vorwort
Für Verträge mit der Retresco GmbH (im Folgenden: „Retresco“) gelten, wenn nicht anders schriftlich individuell vereinbart, die nachfolgenden Bestimmungen verbindlich. Dort, wo die Parteien individuelle Vereinbarungen getroffen haben, gelten diese allgemeinen Geschäftsbedingungen bei Regelungslücken ergänzend. Entgegenstehenden allgemeinen Geschäftsbedingungen des Vertragspartners wird vorsorglich widersprochen.
Bitte nehmen Sie diese allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Kenntnis. Das Angebot von Retresco richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Behörden und Institutionen, nicht aber an private Verbraucher.
Der Vertragspartner von Retresco wird zur besseren Lesbarkeit im Folgenden als „Kunde“ benannt.
1. Wer wir sind
Retresco bietet Softwarelösungen im Bereich des Natural Language Processing, insbesondere für die Analyse und Verarbeitung natürlichsprachiger Inhalte sowie die automatisierte Erstellung von Texten an:
A. Softwarelösungen
je nach Leistungsart und Vertragsinhalt als Software-as-a-Service („SaaS“) und/oder als Dienstleistung.
B. Dienstleistungen
Pflege- und Wartungsleistungen („Service Level Agreements = SLA“) für die unter A beschriebenen Softwarelösungen und Leistungen.
SLA sind als gesonderte Leistung neben der Softwarelösung ausdrücklich zu vereinbaren bzw. zu beauftragen.
Das Hosting von Softwarelösungen außerhalb von SaaS-Angeboten bietet Retresco wahlweise selbst mit an.
2. Zustandekommen von Verträgen
Verträge mit Retresco kommen in der Regel durch schriftliches Angebot und schriftliche Annahme zustande, entweder durch
A. Ausschreibung („Pitch“)
Mit der Aufforderung des Kunden an Retresco und weitere Wettbewerber, jeweils ein verbindliches Angebot abzugeben (sog. Ausschreibung oder „Pitch“) und Annahme des Angebots von Retresco durch den Kunden.
Diese AGB gelten, hilfsweise ergänzend, für solche Bereiche des Vertragsverhältnisses, die in den Ausschreibungsunterlagen und/oder dem Angebot von Retresco auf die Ausschreibung nicht geregelt sind.
B. Vertragsschluss durch Verhandlung
Mit dem schriftlichen Angebot von Retresco an den Kunden und schriftlicher Annahme durch den Kunden. Dem Schrifterfordernis genügt in der Regel der E-Mail-Verkehr.
Ein Angebot kann nur unbedingt angenommen werden. Im Zweifel ist das Angebot nach Absprache der Parteien von Retresco oder dem Kunden dahingehend zu ändern, dass die Annahme durch die jeweils andere Partei unbedingt erfolgen kann.
Bei mehreren Angeboten für den erkennbar gleichen Leistungszweck gilt jeweils ausschließlich das zeitlich neueste Angebot. Die Bindung von Retresco an das Angebot beträgt – wenn nicht anders im Angebot benannt – 20 Werktage.
Das Erfordernis der unbedingten Annahme gilt auch dann, wenn Retresco zeitgleich mehrere verbindliche Angebote zur Auswahl stellt und diese dem Kunden zur ausdrücklich wahlweisen Annahme überlässt. Wenn vorher mit dem Kunden abgesprochen, kann Retresco für besonders aufwändige Angebotsberechnungen eine Kostenbeteiligung bzw. Aufwandsentschädigung verlangen.
Eventuelle Kosten(vor)anschläge (auch als „KVA“ bezeichnet) sind nicht verbindlich und dienen dem Kunden lediglich zur Orientierung über das Leistungsangebot von Retresco.
Anhand des KVA verschafft sich der Kunde einen Überblick, für welche Leistungen er ein verbindliches Angebot anfordern möchte. Dieses dem KVA nachfolgende Angebot kann der
Kunde annehmen oder ein abgeändertes Angebot anfordern. In der Regel wird ein KVA durch die mündliche Beratung durch Retresco ersetzt.
Möchte der Kunde nur Teile eines einheitlichen Angebotes annehmen, ist über die Teilleistung ein neues Angebot anzufordern. Retresco hat für diese Fälle zu prüfen, ob die gewünschte Leistung technisch und wirtschaftlich teilbar ist und dann ggf. die Einzelleistung neu zu berechnen.
Kostenvoranschläge, Angebote und Annahmen sollten von den Parteien möglichst wörtlich als solche bezeichnet werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Im Zweifel gilt das, was die Parteien aus Sicht eines objektiven Dritten offenbar erklären wollten.
Hat der Vertragsschluss ausnahmsweise per Telefon stattgefunden, wird Retresco unverzüglich eine schriftliche Vertragsbestätigung anfertigen und per Brief, Telefax und/oder E-Mail an den Geschäftssitz bzw. die Geschäftsadresse des Kunden zusenden. Der Inhalt dieser Vertragsbestätigung gilt dann als verbindlicher Vertragsinhalt, wenn der Kunde dem dort Wiedergegeben nicht unverzüglich schriftlich widerspricht.
Ab einem Auftragsvolumen über 20.000 Euro wird Retresco regelmäßig um eine Bestätigung eines per E-Mail geschlossenen Vertrages per Telefax oder Briefpost (Gegenzeichnung der zusammenfassenden Vertragsbestätigung) bitten.
3. Vertragsdurchführung
A. Softwarelösungen
Die Leistungen von Retresco gliedern sich in der Regel in zwei Phasen, die Konzepterstellung (Planung) und die Konzeptumsetzung (Realisierung).
Phase 1: Retresco wird zunächst aufgrund der vom Kunden kommunizierten Anforderungen ein Feinkonzept erstellen.
Das (Fein-)konzept ist der von Retresco detailliert ausgearbeitete Entwurf für die Umsetzung der eigentlichen Softwarelösung bzw. der Hauptleistung. Das Konzept ist vom Kunden abzunehmen, wenn der Umsetzungsvorschlag vertragsgemäß ist.
Phase 2: Auf Basis des Feinkonzepts wird Retresco die Leistung technisch umsetzen. Die umgesetzte Leistung ist ebenfalls abzunehmen.
Retresco wird jeweils mit der Übergabe des Konzepts und nach der Mitteilung der Umsetzung der Leistung zur Abnahme auffordern. Ist die Leistung nicht vertragsgemäß, kann der Kunde im gesetzlichen Rahmen Nachbesserung verlangen. Erfolgt die Abnahme einer vertragsgemäßen Leistung nicht innerhalb der von Retresco bestimmten angemessenen Frist, gilt die Abnahme als erfolgt. Einer Abnahme steht es gleich, wenn der Kunde die Leistungen von Retresco im geschäftlichen Verkehr verwendet (z.B. „GoLive“ der von Retresco gelieferten Komponenten, ganz oder in Teilen).
B. Serviceverträge
Serviceverträge („SLA“) sind auf den von Retresco zur Verfügung gestellten Softwarelösungen und Leistungen aufbauende Dienstleistungen und beinhalten die Wartung und Pflege und, wenn nicht anders vereinbart, den Betrieb einschließlich der Aktualisierung („Updates“) der Software durch Retresco in dem im SLA bestimmten Umfang und für die im SLA bestimmte Laufzeit. Die Bereitstellung von Updates steht im Ermessen von Retresco; diese richten sich nach den technischen Anforderungen und sind nicht an regelmäßige Zeitintervalle gebunden.
SLA werden mit individuellem Leistungsangebot für die Bedürfnisse des Kunden kalkuliert. Sofern nicht anders vereinbart, beinhaltet ein Standard-SLA eine Wartungs- und Pflegeleistung durch Personal von Retresco von 2 Personenstunden pro Woche.
Die Reaktionszeit von Retresco im Rahmen des SLA beträgt bei spontan auftretenden Fehlern – Mo-Fr zwischen 8:00 – 18:00 Uhr (MEZ/MESZ): 2 Stunden
Die Reaktionszeit ist die Zeit, nach der Retresco spätestens mit dem Prozess der Problemanalyse und der Fehlersuche beginnt und nicht die Zeit, in der die Fehlerbehebung abgeschlossen sein muss.
Pflege- und Wartungsarbeiten werden, wenn nicht ausdrücklich anders vereinbart als Fernwartung ausgeführt.
Das monatliche Stundenkontingent des SLA verfällt mit dem letzten Tag des jeweiligen Monats und wird nicht auf Folgemonate angerechnet.
Darüberhinausgehende Leistungen sind Retresco nach geltender Preisliste* pro Arbeitsstunde zu vergüten.
*= Die in den separaten schriftlichen Verträgen zwischen Retresco und dem Kunden vereinbarten Preise und Konditionen gelten als Preisliste.
Retresco wird bei Überschreitung des SLA-Stundenbudgets den Kunden auf entstehende Mehrkosten und den voraussichtlichen Arbeitsaufwand hinweisen. Zu vergüten ist die tatsächlich erbrachte Arbeitszeit. Retresco wird hierüber jeweils eine detaillierte Rechnung mit Auflistung der erbrachten Leistungen erstellen.
Für die Laufzeit des SLA ersetzt dieses die gesetzliche Gewährleistung insofern, als dass Retresco vorrangig mit der im SLA vereinbarten Reaktionszeit mit der Lösung eventuell auftretender Probleme beginnt und auch das Recht hat, sämtliche eventuell auftretenden Probleme bereits im Rahmen des SLA vollständig zu beseitigen.
Ist das Problem offensichtlich auf Leistungen von Retresco zurückzuführen, führt die Fehlerbehebung im Rahmen des SLA zu keinen weiteren Kosten für den Kunden. Ist das Problem nachweislich auf Handlungen des Kunden zurückzuführen, werden Arbeitsstunden, die über das im SLA festgelegte Stundenkontingent hinausgehen, nach der geltenden Preisliste je Arbeitsstunde in Rechnung gestellt. Für letztgenannte Fälle wird Retresco die angefallenen Arbeitsstunden für den Kunden nachvollziehbar dokumentieren.
C. Rechteübertragungen und Gewährleistung
Außerhalb eines SLA gilt für die Leistungen von Retresco die gesetzliche Gewährleistung für die Software in dem Zustand, wie sie Kunden üblicherweise auf einem Datenträger (als unmodifizierte Ausgangsversion) überlassen wird.* Die Fehlerbehebung im Rahmen eines SLA ist vorrangig; fällt die Fehlerbehebung mit einem Gewährleistungsgrund zusammen, kann Retresco die Wartungszeit nach eigenem Ermessen und ohne weitere Kosten für den Kunden bis zur Fehlerbehebung in für beide Parteien zumutbarem Umfang ausdehnen.
*= Bei der Feststellung, ob ein gesetzlicher oder vertraglicher Gewährleistungsgrund vorliegt, ist zu berücksichtigen, dass Softwareentwicklung immer ein dynamischer Prozess ist und sich die Möglichkeiten, eine Software zu verbessern und zu erweitern in den meisten Fällen erst während des Betriebs der Software bei einem oder bei mehreren Kunden durch Monitoring und damit verbundene Erfahrungswerte ergeben.
Eine Software ist daher im Sinne dieser Vertragsbedingungen mangelfrei, wenn sie grundsätzlich die vorausgesetzten Funktionen mit einer für derartige Software üblichen oder der von Retresco angegebenen durchschnittlichen Zuverlässigkeit leistet. Die Möglichkeit, die Software stetig zu verbessern ist somit systemimmanent und kein Hinweis auf einen etwaigen Mangel der Ausgangssoftware.
Für den Fall der vereinbarten Quellcodeüberlassung ist die Bearbeitung desselben bzw. die Bearbeitung der Software selbst solange untersagt, wie Retresco im Rahmen eines SLA zugleich zur Wartung und Pflege des Systems verpflichtet ist. Dies ist zur Durchführung der SLA-Vereinbarung notwendig, damit Retresco den jeweiligen Bearbeitungsstand der Software lückenlos nachvollziehen und die Retresco im Rahmen des SLA übertragenen Aufgaben vertragsgemäß erfüllen kann. Wird der Quellcode vor Ablauf des SLA vom Kunden bearbeitet, wird Retresco von den Leistungsverpflichtungen des SLA frei und behält den für die Laufzeit vereinbarten Vergütungsanspruch. Rechte, insbesondere Nutzungsrechte werden nur in dem Umfang übertragen, wie sie für die bestimmungsgemäße Vertragsdurchführung notwendig sind. Wenn nicht abweichend schriftlich vereinbart, erhält der Kunde ein nichtausschließliches Nutzungsrecht für die Vertragslaufzeit (Ausnahme: Es wurde ein Softwarekauf vereinbart). Das Recht zur Sublizensierung der Leistungen von Retresco steht ausschließlich Retresco zu.
Über den SLA hinausgehende Personenarbeitsstunden sind nach der geltenden Preisliste pro Arbeitsstunde zu vergüten, es sei denn, es handelt sich um technische Probleme, die offensichtlich von Retresco zu vertreten sind.
Retresco ist nicht bekannt, dass die von Ihnen angebotenen Leistungen Schutzrechte Dritter verletzen würden. Sollte sich dies wider Erwarten herausstellen, erhält Retresco das Recht, auf eigene Kosten die Leistung wahlweise derart zu verändern, dass keine Schutzrechte Dritter mehr verletzt werden (bei nahezu gleicher Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Einsatz) oder die erforderlichen Nutzungsrechte zu erwerben. Erst wenn Retresco dies ablehnt, erhält der Kunde das Recht zur außerordentlichen Kündigung.
D. Vergütung
Die in den separaten schriftlichen Verträgen zwischen Retresco und dem Kunden vereinbarten Preise und Konditionen gelten als Preisliste. Sämtliche Preisangaben sind Nettoangaben und verstehen sich zzgl. der gesetzlich geltenden Umsatzsteuer.
Abweichungen von der vertraglich vereinbarten Leistung („Change Request“) gelten als Vertragsergänzung bzw. Zusatzaufträge und sind daher gesondert schriftlich zu beauftragen. Hierzu wird Retresco jeweils eine Kalkulation über den zu erwartenden Aufwand vorlegen.
Abweichungen und Zusatzaufträge sind vom Kunden ausdrücklich – in der Regel schriftlich – zu beauftragen oder gelten als nicht beauftragt. Über eventuelle telefonische Beauftragungen wird Retresco umgehend eine Auftragsbestätigung per Telefax und/oder E- Mail senden. Wird dieser Auftragsbestätigung nicht unverzüglich (in der Regel innerhalb eines Werktags) widersprochen, gilt der Auftrag wie dort beschrieben als erteilt.
Retresco wird dem Kunden nach Ablauf der Abnahmefrist oder ggf. bereits bei Benutzungsaufnahme des Vertragsgegenstandes eine Rechnung über die jeweils fällige Vergütung übersenden. Zahlungen sind mit Zugang der Rechnung fällig und innerhalb von 20 Tagen auf das nachstehende Konto unter Angabe der Rechnungsnummer zu überweisen.
Deutsche Bank
IBAN: DE86 1007 0000 0683 4022 00
BIC: DEUTDEBBXXX
Etwaig anfallende Zusatzkosten (z.B. Reisen zum Unternehmenssitz des Kunden etc.) werden separat berechnet und im Vorfeld angekündigt. Die Erstattung der Kosten von Reisen außerhalb von Berlin beschränkt sich auf Bahnfahrten der 2. Klasse, Flüge in der Economy Class und Hotels bis maximal 4 Sterne. Kosten für Reisen innerhalb von Berlin werden nicht in Rechnung gestellt. Die Vertragsparteien behandeln Preisvereinbarungen vertraulich.
E. Mitwirkung des Kunden
Der Kunde wird Retresco bei den zur Vertragsdurchführung notwendigen Arbeiten dahingehend unterstützen, dass er Retresco alle zur Leistungserbringung erforderlichen Informationen und Zugänge bereitstellt.
F. Haftung
Die Haftung von Retresco ist auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden und gleichzeitig auf den Auftragswert begrenzt. Dies gilt nicht bei der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit; für diese Fälle gilt grundsätzlich die gesetzliche Haftung. Angebotspreise von Retresco beziehen sich regelmäßig auf diese Haftungsbegrenzung. Sollte der Kunde eine weitergehende Haftungsübernahme von Retresco vor Vertragsschluss ausdrücklich wünschen, wird Retresco entsprechend den Haftungsumfang erweitern und die damit verbundenen Kosten dem Angebot hinzufügen.
Retresco haftet grundsätzlich nicht für Schäden, die der Kunde selbst (oder seine Hilfspersonen) bei sich oder Dritten verursacht hat. Dies gilt insbesondere dann, wenn Leistungen von Retresco durch den Kunden vertragswidrig und/oder durch Überschreitung gesetzlicher Bestimmungen verwendet werden. Retresco haftet weiterhin insbesondere nicht für Ansprüche von Dritten gegen den Kunden, wenn Dritte den Kunden wegen Suchergebnissen in Anspruch nehmen, die durch Einsatz von Retresco-Suchtechnologien erzielt wurden; Retresco schuldet nicht die redaktionelle Kontrolle der Suchergebnisse oder des Inhalts der vom Kunden bereitgestellten Datenbank.
G. Rechte
1. Software
Retresco räumt dem Kunden die zur Durchführung des Vertrages notwendigen, nicht- ausschließlichen Nutzungsrechte an den Softwarelösungen für die Laufzeit des Vertrages ein. Die Übertragung der Nutzungsrechte steht unter dem Vorbehalt der vollständigen Zahlung der Vergütung. Mit Ablauf des Vertrages fallen sämtliche Rechte an Retresco die Übergabe von Quellcode und/oder ein darüberhinausgehendes Recht zum Betrieb der vertraglichen Leistungen schriftlich besonders vereinbart und besonders vergütet.
2. Inhalt
Retresco tritt ausschließlich als technischer Dienstleister auf.
Retresco wird Daten bzw. Inhalte des Kunden ausschließlich im Kundenauftrag und – wenn nicht ausdrücklich anders vereinbart – für die Nutzung durch den Kunden speichern (vervielfältigen) und bearbeiten (für die semantische Suchfunktion katalogisieren bzw. aufbereiten und zusammenfassen).
Retresco wird Daten bzw. Inhalte des Kunden weder selbst verwerten noch Dritten zugänglich machen.
Retresco beansprucht keinerlei eigene Rechte an Daten bzw. Inhalten des Kunden. Die Aufbereitung der Inhalte erfolgt automatisiert.
Retresco wird ohne ausdrückliche Anweisung des Kunden keine personenbezogenen Daten (Daten von Kunden des Kunden) speichern. Wird Retresco mit der Speicherung personenbezogener Daten beauftragt, wird Retresco geltende Bestimmungen des Datenschutzes einhalten.
Daten und Inhalte des Kunden werden von Retresco entweder nach Vertragsbeendigung bzw. Beendigung eines entsprechenden Einzelauftrages oder (wenn zeitlich vorgehend:) auf direkte Weisung des Kunden unverzüglich gelöscht.
Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung auf diese Zwecke beschränkt, d.h., die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder um Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person erforderlich ist.
H. Änderungen der AGB
Retresco behält sich das Recht vor, diese allgemeinen Geschäftsbedingungen auch nach Vertragsschluss inhaltlich zu ändern oder zu erweitern und sodann als Neufassung bekannt zu machen.
Retresco wird den Kunden bei jeder Neufassung der allgemeinen Geschäftsbedingungen unverzüglich per E-Mail benachrichtigen und zugleich dem Kunden die Neufassung mit einer drucktechnischen Hervorhebung der Änderungen übermitteln. Retresco wird ergänzend auf jede wesentliche Neuerung im Ankündigungsschreiben zusammenfassend hinweisen.
Der Kunde hat Retresco für diesen Zweck jederzeit eine aktuelle E-Mail-Adresse zu benennen. Ist die Benachrichtigung erfolgt, so gilt die Neufassung als genehmigt, wenn der Kunde nicht binnen zwei Wochen schriftlich (Brief, Telefax oder E-Mail) widerspricht oder die vertraglichen Leistungen nach dem angegebenen Geltungszeitpunkt der Neufassung ohne Widerspruch weiter in Anspruch nimmt.
Für den Fall, dass der Kunde rechtlich oder technisch bedingt notwendigen Änderungen und/oder Erweiterungen widerspricht, steht Retresco ein Sonderkündigungsrecht zu.
I. Schlussbestimmungen
Für diese Geschäftsbedingungen, sowie die gesamten Rechtsbeziehungen zwischen Retresco und dem Kunden, gilt das deutsche Recht als zwingend vereinbart. Andere nationale oder internationale Rechte werden ausgeschlossen. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Erfüllungsort ist der Sitz der Retresco GmbH.
Gerichtstand und Erfüllungsort ist für Kaufleute und juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen aus Verträgen Berlin. Die
Rechtsbeziehung zwischen den Vertragsparteien unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
Sollten diese allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Teile davon unwirksam sein, werden sich die Parteien hinsichtlich des unwirksamen Teils auf eine wirksame Vereinbarung einigen, die dem objektiv gewollten Regelungsinhalt am nächsten kommt.
Stand: Oktober 2020